管理職の悩み：部下が「報告・連絡・相談」をしない

部下が「報告・連絡・相談」をしない理由とその対策

部下が「報告・連絡・相談（以下、ホウレンソウ）」をしないことは、管理職にとってよくある問題です。ある調査では、管理職の約60%が「部下が十分に報告や相談をしない」と感じているという結果が出ています。この問題を解決すれば、職場の雰囲気が良くなるだけでなく、業績向上にもつながります。しかし、現場の多くの管理者は「何度言っても変わらない」「こちらの負担ばかり増える」と不満を抱えているのも事実です。ここでは、部下がホウレンソウをしない理由を掘り下げ、その解決策を具体的に提案します。

なぜ部下はホウレンソウをしないのか？

部下がホウレンソウをしない理由はさまざまですが、主な原因を以下にまとめます。

1. 怒られるのが怖い

「失敗したことを言ったら怒られるんじゃないか」という不安が、部下の口を重くします。特に、失敗を許さない厳しい上司のもとではこの傾向が強まります。

2. 話しても無駄だと思っている

「相談しても上司が解決してくれない」「聞いてもらえている気がしない」と感じると、部下は次第にホウレンソウを諦めるようになります。

3. 忙しすぎて時間がない

部下が日々の業務に追われていると、ホウレンソウの時間を作れないことがあります。この結果、独断で行動し、さらに問題が拡大する場合もあります。

4. ホウレンソウの重要性を知らない

特に新入社員や若手社員は、ホウレンソウの意義や効果を理解していない場合があります。教育不足が原因で、「報告しなくてもいいや」と軽視することがあります。

ホウレンソウを促すための方法

原因が分かれば、次に具体的な対策を考えましょう。以下のステップで、部下の行動を変えていくことができます。

1. 話しやすい雰囲気を作る

部下が気軽に話せる環境を作ることが重要です。叱る前にまずは耳を傾け、共感を示しましょう。

例：

「その気持ち、よくわかるよ。よく頑張ってるね。」

失敗にフォーカスするのではなく、努力や報告そのものを評価する姿勢が大切です。

2. 報告があったら感謝を伝える

ホウレンソウがあったときに、「ありがとう」「助かったよ」と伝えるだけで、部下の意識が大きく変わります。例えば、進捗報告を受けたときに「おかげで次の手を早く打てる」と具体的に感謝を示すと効果的です。

3. 質問を積極的にする

上司から積極的に質問をすることで、部下が話しやすくなります。

例：

「最近困っていることはある？」
「どんなサポートが必要だと思う？」

こうした会話を日常的に増やすことで、部下が「話すのが普通」と感じる環境を作れます。

4. ホウレンソウのメリットを明確に伝える

ホウレンソウをすることで部下自身が得られるメリットを伝えましょう。

例：

「早めに報告してくれたら、問題が大きくなる前に対応できるよ。」
「相談することで、より良い解決策が見つかる可能性が高くなる。」

具体的な利点を示すことで、部下に行動を促せます。

5. システムや仕組みを整える

忙しさが原因でホウレンソウが滞る場合、システムや仕組みを改善しましょう。

短い定例ミーティングを設ける： 毎週15分程度の進捗確認ミーティングを実施する。
ツールを活用する： チャットツールやタスク管理アプリを導入して簡単に報告できるようにする。

管理者の視点：現実的な期待と不満

管理者として、「なんでこんな簡単なことができないのか」と感じることもあるでしょう。しかし、部下がホウレンソウをしない背景には、職場全体の文化や過去の経験が影響していることが多いのです。「上司が全部背負わなければならないのか」という不満が生じるのも自然な感情ですが、その不満を改善に向けた行動のエネルギーに変えることが、管理職としての成長につながります。

職場が変わる瞬間

最後に、こんなエピソードをお伝えします：
かつて、ホウレンソウが全くされていなかったチームで、上司が積極的に「感謝」と「共感」を伝えることを始めました。その結果、半年後には信頼が築かれ、誰もが自発的に報告する文化が生まれました。結果として、チームの成果が倍増し、全員が達成感を得られる環境が作られたのです。

「信頼は一日にして成らず。でも、ちょっとした声かけがその第一歩になる。」